La única forma de codificar correctamente los elementos almacenados es mediante el uso de software: esencialmente, ERP y SGA.
El ERP asigna automáticamente un código a cada artículo del catálogo de la empresa. El código debe respetar el tipo de codificación utilizado por la empresa (EAN-13, EAN-128, etiqueta y lectoras RFID, etc.).
Por su parte, el SGA también puede generar códigos, por ejemplo para artículos que han llegado al almacén sin codificar o para artículos nuevos que se han creado en el almacén, como kits. En este caso, los operarios deberán identificar cada artículo individualmente e introducirlo manualmente en el sistema (indicando sus características para que el SGA lo reconozca y genere un código para el mismo). Primero debes de conocer las diferencias entre ERP y SGA que existe y lo puede usar para su empresa.
Si su empresa ya tiene un ERP, el paquete de software de logística SGA debe integrarse en él para permitir el intercambio de información bidireccional. Se evitan redundancias asignando diferentes estados (facturado, enviado, etc.): así, no se puede lanzar la preparación de un pedido no facturado por el ERP.
No cabe duda de que el SGA es importante, es un sistema capaz de controlar el stock y todos los movimientos en el almacén, tanto para conocer el inventario como para localizar los productos. Para que esto sea posible, es fundamental que exista una coordinación entre el ERP (que gestiona la base de datos de artículos con toda la información relativa a cada producto) y el SGA (que se encarga de leer el código del producto y asignarle una ubicación en el depósito).
Las empresas deben identificar todos los artículos a medida que llegan al almacén para asignarles una ubicación acorde a sus características. El SGA incorpora reglas para la correcta organización de la mercancía en el almacén. Este sistema conoce en todo momento la ubicación exacta de cada elemento.
LA CODIFICACIÓN DE MERCANCÍAS EN EL ALMACÉN
Codificar la mercancía en el almacén es importante, una buena organización facilita mucho el trabajo. Averigua más sobre la codificación de mercancía con este post.
Debido al crecimiento de las industrias y la cantidad de demanda del mercado, diferentes empresas han aumentado en gran volumen la mercancía de sus almacenes, por esta razón se opta por un medio para llevar un seguimiento y control de cada ítem. Un método común es identificar cada artículo de manera individual, una codificación es necesaria para la adecuada clasificación de equipos, materias primas, componentes, entre otros.
El orden dentro de una empresa es importante, una codificación de mercancía en el almacén te permitirá llevar un mejor control sobre tu inventario. La mayoría de los almacenes deben enfrentarse a distintos procesos para el manejo de sus productos. La codificación es un método tecnológico que ayuda a los dueños de almacenes a reducir costos, contribuir a la eficiencia de servicio, y aumentar su nivel de competitividad en el mercado.
La herramienta logística más utilizada es la asignación de código de barras. Pero esta medida requiere tomar en cuenta ciertas consideraciones ante, durante y después de implementarse, con la finalidad de que se convierta en la clave maestra que conduzca el trabajo a la excelencia, pero es recomendable conocer los diferentes tipos de sistemas de gestión de almacenes que existen y los pueda usar para su empresa. Para introducirse más en el tema continúe leyendo.
¿Qué hacer para iniciar con la codificación de mercancía en el almacén?
- Se debe crear un plan inicial de código de barra
El primer paso para cualquier implementación de lectoras de código de barras debería ser desarrollar un plan inicial. Esto no solo ayudará a prevenir problemas futuros sino que también permitirá la compatibilidad entre distintos componentes del sistema.
- Determinar los productos para asignación de códigos
Es de utilidad hacer una lista de todos los productos existentes en el almacén, en muchos de los casos se utiliza directamente el código de barras del fabricante para registrar ciertos artículos en el sistema. Cada producto debería tener un código de barra único y una ubicación asignada, para facilitar el control de los artículos durante el proceso de llegada y envío.
- Hacer una revisión al diseño del almacén
Hacer una revisión de las estanterías, rutas de tránsito u otros espacios del almacén le facilita dónde situar el código de barras. En ocasiones el personal tendrá que escanear códigos de productos almacenados en lugares altos por lo que hay que pensar en cómo se podrán manejar este escenario. También verificar el flujo de inventario de la planta baja para determinar cuáles serían los mejores espacios de la accesibilidad a la mercancía.
- Evaluar la cadena de suministro
Algunos almacenes se manejan tanto con contenedores a granel como con productos individuales, por lo que se debe de tomar en cuenta revisar que cada código de barra esté bien asignado, con la finalidad de diferenciar correctamente los productos, individuales y los de contenedores.
- Alineación del sistema de control de almacén con el ya existente
Si el almacén ya se encuentra operativo antes de implementar algún sistema, es probable que ya se hayan establecido procesos diferentes para el control de productos, Sin embargo el uso de un sistema de código de barras busca impulsar la eficiencia del trabajo. Revisar los procedimientos existentes de control de mercancía puede ser de ayuda ya que ello sirve para determinar que parte del proceso actualizar con el código de barras.
- Escoger un tipo de codificación de artículos
Existen distintos tipos de codificación de mercancía los más usados son:
- Codificación numérica: códigos que sólo contienen números, como por ejemplo lo de algunos productos de supermercado.
- Codificación alfabética: a diferencia de la anterior su código solamente lo conforman letras.
- Codificación alfanumérica: es una combinación de letras y números, se pueden encontrar por ejemplo en productos de tecnología.
Cada producto debe contar con una codificación única para evitar confusiones y errores.
La GS1 estableció a nivel internacional una codificación única para el mercado de distribución de productos, estas son las siguientes.
EAN-13: Es un código unidimensional numérico que generalmente se utiliza en artículos expuestos a puntos de venta, está compuesto de 13 dígitos que comprenden 4 categorías, país de origen, empresa, código del artículo y su número de control.
GS1-128: Sirve para complementar la información suministrada por el EAN-13, detalla otras características del producto como peso, fecha de elaboración y vencimiento, lote etc.
SCC o Serial Shipping Container Code: Su propósito es para la gestión de pedidos, se utiliza para hacer un seguimiento a los pedidos y garantizar la entrega de productos.
- Establecer un proceso de inventario con código de barras
Una vez tomado en cuenta todas las consideraciones, es importante enfocarse en el proceso de inventario. Con el sistema de codificación llevar el control de los artículos en el almacén debería ser una tarea más sencilla. No hay que olvidar estar al día con las actualizaciones y clasificación de productos, el área de etiquetado, entre otros detalles, para siempre mantener una armonía dentro del almacén.